Et kontorjob kan dække over mange forskellige opgaver. Nogle arbejder primært med administration og koordinering, mens andre har ansvar for kundeservice, ordrebehandling, økonomi, HR eller praktisk støtte til ledelsen.
Derfor findes der heller ikke én liste over kompetencer, der passer til alle kontorjobs.
På dit CV bør du først og fremmest fremhæve de kompetencer, der viser, hvilke administrative og praktiske opgaver du kan løse, hvilke systemer du kan arbejde i, og hvordan du bidrager til, at kontoret fungerer effektivt.
Her får du eksempler på gode kompetencer til et kontorjob og konkrete forslag til, hvordan du kan beskrive dem på dit CV.
Se evt. også denne artikel om, hvordan man bedst bruger kompetencer på sit CV.
Hvilke kompetencer er vigtige i et kontorjob?
De vigtigste kompetencer afhænger af stillingen, men typiske kompetencer inden for kontor og administration er:
- Administration
- Kundeservice
- Ordrebehandling
- Fakturering
- Kalenderstyring
- Mødekoordinering
- Telefonbetjening
- E-mailkorrespondance
- Dokumenthåndtering
- Dataregistrering
- Rapportering
- Excel
- Microsoft 365
- CRM
- ERP-systemer
- Planlægning
- Koordinering
Derudover kan personlige kompetencer som struktur, samarbejde, serviceorientering og selvstændighed være relevante.
Det vigtigste er at vælge de kompetencer, der matcher det konkrete kontorjob.
Faglige kompetencer til kontorjob
Faglige kompetencer fortæller arbejdsgiveren, hvilke arbejdsopgaver du rent faktisk kan udføre.
En kompetencesektion kan eksempelvis se sådan ud:
Faglige kompetencer
- Administration
- Ordrebehandling
- Fakturering
- Kundeservice
- Kalender- og mødekoordinering
- Dokumenthåndtering
- Excel
- Business Central
Det giver et hurtigt billede af din administrative profil.
Liste over kompetencer til kontor og administration
Her er en større liste, du kan bruge som inspiration.
Administration
- Kontoradministration
- Sagsbehandling
- Dataregistrering
- Dokumenthåndtering
- Arkivering
- Korrespondance
- Posthåndtering
- Stamdata
- Formularbehandling
- Journalisering
- Administrativ support
Planlægning og koordinering
- Kalenderstyring
- Mødebooking
- Mødekoordinering
- Rejsebooking
- Eventkoordinering
- Ressourceplanlægning
- Deadlineopfølgning
- Opgavekoordinering
- Projektadministration
- Leverandørkoordinering
Kundeservice
- Telefonisk kundeservice
- Skriftlig kundeservice
- Kundevejledning
- Ordreopfølgning
- Reklamationshåndtering
- Klagebehandling
- CRM
- Kunderegistrering
- Kundekontakt
- Salgssupport
Ordre og salg
- Ordrebehandling
- Tilbudsudarbejdelse
- Ordrebekræftelser
- Fakturering
- Kundeoprettelse
- Salgssupport
- CRM-opdatering
- Leveringsopfølgning
- Kontakt med lager og logistik
Økonomi
- Fakturering
- Kreditorhåndtering
- Debitorhåndtering
- Bogføring
- Afstemning
- Udlæg
- Betalingsopfølgning
- Excel
- e-conomic
- Business Central
Kommunikation
- Telefonbetjening
- E-mailkorrespondance
- Intern kommunikation
- Kundekommunikation
- Leverandørkontakt
- Referatskrivning
- Skriftlig formidling
- Informationsdeling
IT og systemer
- Microsoft Word
- Excel
- Outlook
- PowerPoint
- Teams
- SharePoint
- Microsoft 365
- Business Central
- SAP
- e-conomic
- CRM-systemer
- ERP-systemer
Du skal naturligvis kun vælge de kompetencer og systemer, du rent faktisk har erfaring med.
Personlige kompetencer til et kontorjob
Personlige kompetencer kan være vigtige på et kontor, fordi arbejdet ofte indebærer mange samtidige opgaver og kontakt med forskellige mennesker.
Relevante personlige kompetencer kan være:
- Struktur
- Serviceorientering
- Samarbejde
- Selvstændighed
- Ansvarlighed
- Prioritering
- Fleksibilitet
- Problemløsning
- Kommunikation
- Omhyggelighed
Men en liste som:
Struktureret · positiv · fleksibel · serviceminded · engageret
siger ikke ret meget i sig selv.
Vis hellere kompetencerne gennem din erfaring.
I stedet for:
Meget struktureret.
kan du eksempelvis skrive:
Koordinerede møder, kalender og rejsebookinger for afdelingens fire ledere.
Nu bliver din evne til at organisere og strukturere arbejdet synlig i praksis.
Administrative kompetencer
Administration er et meget bredt begreb.
Hvis du bare skriver:
Administration
ved arbejdsgiveren ikke nødvendigvis, hvad du kan.
Gør det mere konkret.
Eksempel:
Håndterede daglig administration, herunder kundeoprettelse, ordrebehandling, fakturering og opdatering af stamdata.
eller:
Administrativ support til salgsafdelingen med ansvar for tilbud, ordrer, CRM og kundekorrespondance.
Det giver et langt bedre billede af din erfaring.
Struktur og organisering
Evnen til at holde styr på mange opgaver kan være vigtig i et kontorjob.
Men i stedet for bare at skrive:
Struktureret
kan du vise det:
Havde ansvar for afdelingens fælles kalender og koordinerede møder, deadlines og rejser for 12 medarbejdere.
eller:
Håndterede dagligt 30–40 kundeordrer og fulgte dem fra registrering til levering og fakturering.
Det dokumenterer kompetencen.
Planlægning
Planlægning kan være relevant i mange administrative roller.
Eksempel:
Planlagde interne møder, kundebesøg og medarbejderarrangementer.
eller:
Koordinerede servicebesøg mellem kunder og virksomhedens 15 teknikere.
Det sidste eksempel viser også omfanget af ansvaret.
Kalenderstyring
Kalenderstyring er særligt relevant i sekretær-, PA- og administrative roller.
Eksempel:
Administrerede kalender, mødebooking og rejseplanlægning for direktøren og to afdelingschefer.
Det er mere konkret end:
Kalenderadministration.
Mødekoordinering
Mødekoordinering kan blandt andet omfatte:
- booking af lokaler
- invitationer
- dagsordener
- materialer
- referater
- opfølgning
Eksempel:
Koordinerede ledelsesmøder fra kalenderbooking og dagsorden til referat og opfølgning på aftaler.
Kundeservice som kontorkompetence
Mange kontorstillinger indeholder kundekontakt.
Du kan eksempelvis skrive:
Besvarede dagligt kundehenvendelser på telefon og e-mail vedrørende ordrer, levering og fakturering.
eller:
Håndterede kundehenvendelser og koordinerede opfølgning med salg, lager og økonomi.
Her viser du både kundeservice og intern koordinering.
Telefonisk kommunikation
Hvis telefonbetjening er en væsentlig del af jobbet, kan det være relevant at nævne.
Eksempel:
Modtog og fordelte indgående opkald samt håndterede almindelige kundehenvendelser.
eller:
Telefonisk rådgivning af kunder om produkter, levering og eksisterende ordrer.
Skriftlig kommunikation
Kontorarbejde indebærer ofte meget skriftlig kommunikation.
Det kan eksempelvis være:
- kundemails
- leverandørkorrespondance
- breve
- referater
- interne meddelelser
- dokumentation
Eksempel:
Håndterede daglig skriftlig korrespondance med danske og internationale kunder og leverandører.
Ordrebehandling
Ordrebehandling er en central kompetence i mange salgs- og administrationsstillinger.
Eksempel:
Registrerede og behandlede kundeordrer fra modtagelse til fakturering og levering.
eller:
Håndterede ca. 40 daglige ordrer og koordinerede leveringsstatus med lager og transportører.
Det viser både opgaven og omfanget.
Fakturering
Hvis du arbejder med fakturering, kan du beskrive det mere konkret:
Oprettede og udsendte fakturaer samt håndterede kreditnotaer og opfølgning på manglende betalinger.
Hvis du bruger et bestemt system:
Fakturering og kreditnotaer i Business Central.
Systemet kan være en vigtig del af kompetencen.
Bogføring og lettere økonomi
Nogle kontorstillinger indeholder økonomiopgaver uden at være egentlige bogholderstillinger.
Det kan eksempelvis være:
- fakturering
- bilag
- udlæg
- afstemninger
- kreditorer
- debitorer
Eksempel:
Håndterede fakturering, leverandørbilag og månedlige afstemninger i e-conomic.
Vær præcis omkring dit niveau. Hvis du kun har arbejdet med fakturering, skal du ikke skrive, at du har ansvar for hele bogholderiet.
Dokumenthåndtering
Dokumenthåndtering kan være relevant i brancher med meget administration.
Eksempel:
Oprettede, opdaterede og arkiverede kunde- og projektdokumentation i SharePoint.
eller:
Sikrede korrekt registrering og arkivering af kontrakter og øvrige sagsdokumenter.
Dataregistrering
Dataregistrering kan virke som en simpel kompetence, men præcision kan være vigtig.
Eksempel:
Oprettede og vedligeholdt kunde- og produktdata i virksomhedens ERP-system.
eller:
Ansvarlig for løbende opdatering og kvalitetssikring af stamdata.
Excel-kompetencer til kontorjob
Excel er relevant i mange kontorstillinger.
I stedet for bare:
Excel – godt niveau
kan du beskrive, hvad du faktisk kan:
Excel: Filtrering, sortering, XLOOKUP og pivottabeller.
eller:
Excel: Daglig brug til rapportering, lister og databehandling.
Det gør niveauet lettere at forstå.
Microsoft 365
Microsoft 365 bruges på mange arbejdspladser.
Du kan eksempelvis skrive:
IT-kompetencer
Excel: Rutineret
Word: Rutineret
Outlook: Rutineret
PowerPoint: Godt niveau
Teams: Daglig bruger
SharePoint: Erfaring med dokumenthåndtering
Du behøver ikke nødvendigvis have alle programmer med. Prioritér dem, der har betydning for jobbet.
ERP-systemer
Erfaring med ERP-systemer kan være en vigtig kompetence.
Eksempler er:
- Business Central
- SAP
- Dynamics 365
- Visma
- Navision
Du kan eksempelvis skrive:
Business Central: Ordrebehandling, kundeoprettelse og fakturering.
Det fortæller mere end bare systemets navn.
CRM-systemer
Hvis du arbejder med salg eller kundeservice, kan CRM-erfaring være relevant.
Eksempel:
CRM: Oprettelse og vedligeholdelse af kunder, aktiviteter og salgsopfølgning.
Hvis du kender det konkrete system, bør du nævne det.
Eksempel:
Salesforce: Kundeoprettelse, pipelineopdatering og aktivitetsregistrering.
Kompetencer til kontorassistent
En kontorassistent kan eksempelvis fremhæve:
Faglige kompetencer
- Kontoradministration
- Kundeservice
- Ordrebehandling
- Fakturering
- Kalenderstyring
- Mødekoordinering
- Excel
- Business Central
Det præcise udvalg afhænger af stillingen.
Kompetencer til administrativ medarbejder
Eksempel:
- Sagsbehandling
- Dataregistrering
- Dokumenthåndtering
- Kundekontakt
- Mødekoordinering
- Rapportering
- Excel
- Microsoft 365
Har du erfaring fra offentlig administration, kan journalisering og bestemte fagsystemer også være relevante.
Kompetencer til sekretær
En sekretær kan eksempelvis fremhæve:
- Kalenderstyring
- Mødebooking
- Referatskrivning
- Korrespondance
- Rejsebooking
- Dokumenthåndtering
- Telefonbetjening
- Microsoft 365
Hvis du understøtter flere ledere, kan det være værd at gøre tydeligt.
Eksempel:
Kalender-, møde- og rejsekoordinering for fire ledere.
Kompetencer til receptionist
Eksempel:
- Telefonbetjening
- Modtagelse af gæster
- Mødebooking
- Kundeservice
- Posthåndtering
- Administration
- Bestilling
- Outlook
En receptionist kan også have ansvar for eksempelvis adgangskort, mødelokaler og leverandører.
Kompetencer til salgsadministration
Hvis kontorjobbet understøtter en salgsafdeling, kan relevante kompetencer være:
- Ordrebehandling
- Tilbud
- CRM
- Kundekontakt
- Fakturering
- Salgsrapportering
- Leveringsopfølgning
- Excel
Eksempel:
Understøttede fem sælgere med tilbud, ordrebehandling, CRM-opdatering og kundeopfølgning.
Kompetencer til økonomisk administration
Eksempel:
- Fakturering
- Debitorer
- Kreditorer
- Afstemning
- Udlæg
- Excel
- e-conomic
- Business Central
Hvis du har mere avanceret økonomierfaring, kan bogføring og rapportering også være relevante.
Kompetencer til HR-administration
Et kontorjob i HR kan eksempelvis kræve:
- Personaleadministration
- Onboarding
- Kontrakter
- Fraværsregistrering
- Rekrutteringsadministration
- HR-systemer
- Mødebooking
- Dokumenthåndtering
Eksempel:
Administrativ support til HR med kontrakter, onboarding, fraværsregistrering og koordinering af jobsamtaler.
Kompetencer til offentlig administration
I offentlige kontorstillinger kan relevante kompetencer eksempelvis være:
- Sagsbehandling
- Borgerkontakt
- Journalisering
- Dokumentation
- Lovgivning
- Digital post
- Mødekoordinering
- Fagsystemer
Her er det især vigtigt at fremhæve de systemer og områder, der efterspørges i stillingen.
Kompetencer til kontorjob uden erfaring
Hvis du søger dit første kontorjob, kan dine kompetencer komme fra andre steder.
Det kan være:
- uddannelse
- praktik
- fritidsjob
- kundeservice
- foreningsarbejde
- studieprojekter
Hvis du eksempelvis har arbejdet i butik, kan du allerede have erfaring med:
- kundeservice
- telefon
- salg
- problemløsning
- varebestilling
- ansvar
- koordinering
Det kan overføres til et kontorjob.
Fra butik til kontorjob
Forestil dig, at du har arbejdet som butiksassistent.
I stedet for kun at skrive:
Butiksarbejde.
kan du fremhæve de overførbare kompetencer:
Daglig kundeservice og håndtering af kundehenvendelser.
Bestilling af varer og kontakt med leverandører.
Oplæring af nye medarbejdere.
Håndtering af reklamationer.
Det kan være relevant i eksempelvis kundeservice og salgsadministration.
Fra restaurant til kontorjob
Erfaring fra restaurant eller café kan blandt andet dokumentere:
- kundeservice
- koordinering
- prioritering
- problemløsning
- samarbejde
Eksempel:
Håndterede mange samtidige kundehenvendelser og koordinerede løbende med køkken og øvrige medarbejdere.
Det kan være relevant, selvom arbejdspladsen ikke var et kontor.
Nyuddannet til kontorjob
Som nyuddannet kan du fremhæve:
- Microsoft 365
- Excel
- skriftlig kommunikation
- research
- dataregistrering
- projektarbejde
- koordinering
- kundeservice fra studiejob
Vær præcis om, hvor erfaringen kommer fra.
Eksempel:
Excel: Anvendt til databehandling og rapportering gennem uddannelse og praktik.
Sprogkompetencer til kontorjob
Sprog kan være vigtigt, hvis virksomheden har internationale kunder eller leverandører.
Eksempel:
Sprog
Dansk: Modersmål
Engelsk: Flydende i skrift og tale
Tysk: Godt niveau
Hvis du bruger sproget professionelt, kan du skrive:
Engelsk: Dagligt arbejdssprog i kontakt med internationale kunder og leverandører.
Kommunikation på tværs af afdelinger
Kontormedarbejdere fungerer ofte som bindeled mellem forskellige afdelinger.
Eksempel:
Koordinerede dagligt mellem salg, lager og transport omkring kundeordrer og levering.
eller:
Understøttede projektledere og økonomiafdelingen med dokumentation, fakturering og projektopfølgning.
Det viser organisatorisk forståelse.
Problemløsning i et kontorjob
Problemløsning kan være relevant, men bør helst vises konkret.
I stedet for:
God problemløser.
kan du skrive:
Håndterede leveringsproblemer og koordinerede alternative løsninger mellem kunde, lager og transportør.
Nu bliver kompetencen troværdig.
Selvstændighed
Det samme gælder selvstændighed.
I stedet for:
Arbejder godt selvstændigt.
kan du skrive:
Havde selvstændigt ansvar for ordrebehandling og fakturering for virksomhedens danske kunder.
Det dokumenterer niveauet af ansvar.
Prioritering og deadlines
Mange kontorjobs kræver, at du håndterer flere opgaver samtidig.
Eksempel:
Prioriterede dagligt mellem kundehenvendelser, ordrer og administrative deadlines.
eller:
Koordinerede flere samtidige møder og leverancer i en afdeling med højt aktivitetsniveau.
Kompetencer i profilteksten
De vigtigste kompetencer kan også indgå i din profiltekst.
Eksempel:
Administrativ medarbejder med seks års erfaring inden for ordrebehandling, kundeservice og fakturering. Rutineret bruger af Business Central og Excel og vant til at koordinere mellem kunder, salg, lager og økonomi.
Det giver hurtigt arbejdsgiveren et billede af din profil.
Sådan skriver du kompetencer på CV’et
En enkel kompetencesektion kan se sådan ud:
Faglige kompetencer
- Ordrebehandling
- Kundeservice
- Fakturering
- Kalender- og mødekoordinering
- Excel
- Business Central
IT
Microsoft 365: Rutineret
Excel: Pivottabeller, XLOOKUP og rapportering
Business Central: Ordrer, kunder og fakturering
CRM: Daglig bruger
Det er konkret og nemt at skimme.
Brug jobopslaget til at vælge kompetencer
Hvis virksomheden søger en kontormedarbejder med erfaring inden for:
kundeservice, ordrebehandling, Excel og Business Central
og du har alle fire kompetencer, bør de være blandt de mest synlige på dit CV.
Du behøver ikke placere dine kompetencer alfabetisk.
Placér de mest relevante først.
Kopiér ikke kompetencer, du ikke har
Det er fint at bruge jobannoncen til at prioritere.
Men hvis virksomheden søger:
Business Central
og du kun har arbejdet i SAP, skal du ikke skrive Business Central på CV’et.
Du kan i stedet fremhæve:
Erfaring med ERP-systemer, herunder SAP.
Det viser relevant systemforståelse uden at overdrive.
Hvor mange kompetencer skal stå på CV’et?
Der findes ikke et bestemt antal, men 5–10 relevante faglige kompetencer vil ofte være tilstrækkeligt.
Eksempel:
- Ordrebehandling
- Kundeservice
- Fakturering
- Salgssupport
- Excel
- Business Central
- CRM
Det giver et klart billede af profilen.
En liste med 25 kompetencer kan gøre det sværere at se, hvad du faktisk er bedst til.
Undgå brede kompetencer
Ord som:
Kontor
IT
Administration
Kommunikation
kan være for brede alene.
Gør dem mere konkrete:
Kontoradministration
Excel og Business Central
Ordrebehandling
Kundekommunikation
Mødekoordinering
Så får arbejdsgiveren mere information.
Undgå at blande kompetencer og egenskaber
En liste som:
Excel · Glad · Ordrebehandling · Positiv · Fakturering · Udadvendt
bliver hurtigt rodet.
Adskil i stedet faglige kompetencer fra personlige styrker.
Faglige kompetencer
- Excel
- Ordrebehandling
- Fakturering
- Kundeservice
Personlige kompetencer
- Struktur
- Samarbejde
- Serviceorientering
Det gør CV’et lettere at læse.
Dokumentér kompetencerne gennem erhvervserfaring
Hvis du skriver:
Business Central
kan erhvervserfaringen eksempelvis vise:
Behandlede kundeordrer, oprettede kunder og fakturerede i Business Central.
Hvis du skriver:
Mødekoordinering
kan du vise:
Koordinerede ugentlige ledelsesmøder med ansvar for booking, dagsorden og referat.
På den måde hænger CV’et sammen.
Typiske fejl med kompetencer til kontorjob
Vær især opmærksom på:
- “administration” står uden forklaring
- der står for mange personlige egenskaber
- relevante IT-systemer mangler
- systemnavne står uden information om, hvad de bruges til
- kompetencelisten er for lang
- de vigtigste kompetencer fra jobannoncen er svære at finde
- kandidaten overdriver sit niveau i Excel eller økonomi
- kompetencerne dokumenteres ikke gennem erhvervserfaring
- gamle og irrelevante systemer fylder for meget
Tjekliste til kompetencer på et kontor-CV
Inden du sender dit CV, kan du kontrollere:
- Matcher kompetencerne det konkrete kontorjob?
- Er dine vigtigste administrative kompetencer tydelige?
- Har du nævnt relevante IT- og ERP-systemer?
- Har du beskrevet, hvad du bruger systemerne til?
- Er kundeservice med, hvis jobbet indebærer kundekontakt?
- Har du fremhævet koordinering og planlægning, hvis det er relevant?
- Er kompetencerne konkrete?
- Har du fjernet generelle klichéer?
- Er dit niveau realistisk?
- Er de vigtigste kompetencer dokumenteret under erhvervserfaring?
- Kan du forklare alle kompetencer til en jobsamtale?
Vælg kompetencer efter det kontorjob, du søger
De bedste kompetencer til et kontorjob afhænger af stillingen.
En kontorassistent inden for salg kan have brug for ordrebehandling, CRM og kundeservice, mens en administrativ medarbejder i økonomiafdelingen kan have mere brug for fakturering, Excel og Business Central.
Start derfor med arbejdsopgaverne i jobannoncen. Find derefter de kompetencer, du allerede har, som matcher opgaverne, og gør dem tydelige på CV’et.
Det giver arbejdsgiveren et hurtigt og konkret billede af, hvad du kan bidrage med fra første arbejdsdag.
Hvis du vil se kompetencerne anvendt i et komplet CV, kan du læse CV til en kontorassistent.
