CV til en kontorassistent – eksempler og skabeloner

Et godt CV til en kontorassistent skal hurtigt vise, hvilke administrative opgaver du har erfaring med, hvilke systemer du kan arbejde i, og hvor selvstændigt du kan håndtere den daglige drift.

Kontorassistenter kan have meget forskellige roller. Nogle arbejder primært med kundeservice og ordrebehandling, mens andre har fokus på økonomi, HR, mødekoordinering, dokumenthåndtering eller generel administration. Derfor bør dit CV være tydeligt om, hvilke typer opgaver du faktisk har arbejdet med.

Her gennemgår vi, hvordan du skriver et stærkt CV til en kontorassistent, hvilke kompetencer du bør fremhæve, og hvordan du beskriver din erfaring konkret.

CV-eksempler og skabeloner til kontorassistenter – download dem gratis her

Her kan du se to CV-eksempler til kontorassistenter og downloade dem gratis som Word-skabeloner – med eller uden billede.

Hvad skal et CV til en kontorassistent indeholde?

Et typisk CV kan indeholde:

1. Kontaktoplysninger
2. Profiltekst
3. Erhvervserfaring
4. Uddannelse
5. Faglige kompetencer
6. IT-kompetencer
7. Sprog
8. Kurser og eventuel efteruddannelse

Har du mange års relevant erfaring, bør erhvervserfaringen normalt fylde mest. Er du nyuddannet, kan uddannelse, elevtid og praktik få større vægt.

Start med en kort profiltekst

Profilteksten skal give arbejdsgiveren et hurtigt billede af din administrative profil.

En erfaren kontorassistent kan eksempelvis skrive:

Kontorassistent med syv års erfaring inden for kundeservice, ordrebehandling, fakturering og intern koordinering. Arbejder dagligt i Microsoft 365 og Business Central og er vant til at håndtere mange samtidige opgaver med fokus på struktur og opfølgning.

En anden profil kunne være:

Administrativ medarbejder med fem års erfaring fra HR og personaleadministration. Har arbejdet med kontrakter, onboarding, fraværsregistrering og kalenderstyring og er vant til tæt kontakt med både medarbejdere og ledere.

Profilteksten bør afspejle det job, du søger, ikke bare din nuværende titel.

Beskriv din erhvervserfaring konkret

Undgå kun at skrive:

Kontorassistent – Eksempel A/S, 2021–nu

Beskriv også de opgaver, du har haft ansvar for.

Eksempel:

Kontorassistent – Eksempel A/S

2021–nu

• Ordrebehandling fra modtagelse til fakturering
• Telefonisk og skriftlig kundeservice
• Koordinering med lager og salg
• Fakturering og opfølgning på betalinger
• Vedligeholdelse af kundedata i CRM
• Kalender- og mødebooking
• Udarbejdelse af dokumenter og rapporter
• Dagligt arbejde i Business Central og Microsoft 365

Nu kan arbejdsgiveren langt bedre vurdere din erfaring.

Faglige kompetencer til en kontorassistent

Relevante kompetencer kan blandt andet være:

• Administration
• Ordrebehandling
• Fakturering
• Kundeservice
• Sagsbehandling
• Mødekoordinering
• Kalenderstyring
• Dokumenthåndtering
• Dataregistrering
• Rapportering
• Korrespondance
• HR-administration
• Lønadministration
• Debitor- og kreditoropfølgning
• Indkøb
• Rejsebooking
• Arkivering

Vælg de kompetencer, der passer til din erfaring og det konkrete job.

IT-kompetencer er ofte vigtige

Kontorarbejde er tæt forbundet med digitale systemer, så IT-kompetencer bør være tydelige.

Det kan eksempelvis være:

• Microsoft Word
• Excel
• Outlook
• PowerPoint
• Teams
• SharePoint
• Business Central
• Dynamics 365
• SAP
• e-conomic
• CRM-systemer
• HR-systemer
• dokumenthåndteringssystemer

Skriv gerne mere konkret end bare:

Gode IT-kundskaber.

Eksempel:

Excel: Rutineret bruger af formler og pivottabeller
Business Central: Daglig bruger til ordre- og fakturabehandling
Outlook og Teams: Kalenderstyring, mødebooking og intern kommunikation

Eksempel på erhvervserfaring med kundeservice

Hvis du arbejder meget med kunder, kan det beskrives sådan:

Kontorassistent – Kundeservice, Eksempel ApS

2020–nu

• Besvarelse af telefoniske og skriftlige kundehenvendelser
• Ordreoprettelse og opfølgning
• Håndtering af reklamationer
• Koordinering med lager og transportører
• Opdatering af kundedata
• Udarbejdelse af tilbud og ordrebekræftelser

Det gør kundedelen af rollen meget tydelig.

Eksempel på kontorassistent med økonomiopgaver

Har du erfaring med økonomi, kan du fremhæve:

Kontorassistent – Økonomi, Eksempel A/S

2019–nu

• Fakturering
• Debitor- og kreditoropfølgning
• Registrering af bilag
• Afstemning
• Rykkere
• Udarbejdelse af simple rapporter
• Dagligt arbejde i e-conomic og Excel

Hvis du søger en stilling med økonomiopgaver, bør disse stå højt.

Kontorassistent med HR-opgaver

En administrativ HR-profil kan eksempelvis have erfaring med:

• ansættelseskontrakter
• onboarding
• fraværsregistrering
• ferieadministration
• personaleoplysninger
• mødebooking
• rekrutteringsadministration
• HR-systemer

Eksempel:

HR-assistent – Eksempel A/S

2022–nu

• Udarbejdelse og administration af ansættelseskontrakter
• Onboarding af nye medarbejdere
• Registrering af ferie og fravær
• Opdatering af medarbejderdata i HR-system
• Koordinering af jobsamtaler
• Administrativ støtte til HR-chef og ledere

Kontorassistent med sekretærfunktion

Hvis rollen ligger tættere på sekretærarbejde, kan relevante opgaver være:

• kalenderstyring
• mødebooking
• referater
• rejseplanlægning
• korrespondance
• dokumentudarbejdelse
• præsentationer
• ledelsesstøtte

Eksempel:

Kalender- og mødekoordinering for tre chefer samt ansvar for rejsebooking, referater og praktisk mødeforberedelse.

Det fortæller mere end bare ordet sekretærfunktion.

CV til nyuddannet kontorassistent

Som nyuddannet kan elevtid, praktik og uddannelse være meget centrale.

Eksempel:

Profil

Nyuddannet kontorassistent med speciale i administration og praktisk erfaring fra elevtid inden for kundeservice, ordrebehandling og fakturering. Har arbejdet dagligt i Microsoft 365 og Business Central og søger mit første faste job med fokus på administration og koordinering.

Erhvervserfaring

Kontorelev – Eksempel A/S
2024–2026

• Kundeservice på telefon og e-mail
• Oprettelse og behandling af ordrer
• Fakturering
• Kalenderstyring
• Vedligeholdelse af kundedata
• Udarbejdelse af dokumenter i Word og Excel

Uddannelse

Kontoruddannelsen med speciale i administration
Eksempel Handelsgymnasium
2024–2026

Her bør elevtiden ikke gemmes væk. Den er reel praktisk erfaring.

Kontorassistent uden meget erfaring

Hvis du søger dit første kontorjob, kan du fremhæve relevante overførbare kompetencer fra andre jobs.

Har du eksempelvis arbejdet i detailhandel, kan du have erfaring med:

• kundeservice
• ordrebehandling
• kasseafstemning
• planlægning
• administration
• telefonkontakt
• varebestilling

Det kan formuleres, så arbejdsgiveren kan se forbindelsen til kontorarbejde.

Eksempel:

Håndterede dagligt kundehenvendelser, varebestilling og kasseafstemning samt registrering af oplysninger i butikkens system.

Tilpas CV’et til stillingen

Kontorassistentstillinger kan være meget forskellige.

Hvis virksomheden søger en kandidat med fokus på:

kundeservice, ordrebehandling og CRM

skal disse områder være tydelige på dit CV.

Søger de i stedet:

fakturering, kreditorer og Excel

bør økonomiopgaverne fylde mere.

Du behøver ikke ændre din historik. Du skal ændre prioriteringen af de relevante dele.

Brug de samme faglige begreber som jobannoncen

Hvis jobopslaget bruger ord som:

• sagsbehandling
• fakturering
• mødekoordinering
• CRM
• Excel
• kundeservice

og du har erfaring med dem, bør de fremgå tydeligt.

Undgå upræcise beskrivelser som:

Diverse kontoropgaver.

Skriv hellere:

Fakturering, ordrebehandling, kundeservice og vedligeholdelse af kundedata i CRM.

Vis selvstændigt ansvar

Hvis du har haft eget ansvar for bestemte opgaver, så gør det konkret.

I stedet for:

Arbejdede selvstændigt.

kan du skrive:

Selvstændigt ansvar for ordrebehandling og fakturering for virksomhedens danske kunder.

eller:

Havde ansvar for kalenderstyring og mødekoordinering for afdelingens ledelse.

Det viser ansvarsniveauet mere tydeligt.

Brug resultater, hvor det giver mening

Administrative resultater behøver ikke altid være store tal, men kan stadig være konkrete.

Eksempel:

Udarbejdede ny skabelon til ordrebehandling, som reducerede antallet af fejl.

Overtog ansvaret for fællespostkassen og indførte faste procedurer for opfølgning.

Digitaliserede arkivstruktur og gjorde dokumenter lettere at finde.

Brug kun resultater, du reelt kan stå inde for.

Personlige kompetencer til en kontorassistent

Relevante personlige kompetencer kan være:

• planlægning
• prioritering
• problemløsning
• kommunikation
• samarbejde
• selvstændighed
• serviceorientering
• overblik

Men undgå en lang liste med adjektiver.

Det er stærkere at skrive:

Koordinerede dagligt kundehenvendelser, ordrebehandling og interne deadlines på tværs af tre afdelinger.

end blot:

Struktureret og god til at holde overblik.

Sprog på kontor-CV’et

Sprog kan være vigtigt, især i internationale virksomheder.

Eksempel:

Sprog

Dansk: Modersmål
Engelsk: Flydende i skrift og tale
Tysk: Godt samtaleniveau

Hvis du bruger engelsk professionelt hver dag, kan du gøre det mere konkret:

Engelsk: Dagligt arbejdssprog i kundekontakt og skriftlig korrespondance.

Uddannelse på CV’et

Angiv din kontoruddannelse tydeligt.

Eksempel:

Uddannelse

Kontoruddannelsen med speciale i administration
Eksempel Handelsskole
2017–2019

Har du senere taget relevante kurser, kan de stå separat.

Kurser og efteruddannelse

Relevante kurser kan eksempelvis være:

• Excel
• bogføring
• lønadministration
• HR-administration
• kundeservice
• Business Central
• SAP
• kommunikation
• projektkoordinering

Prioritér de kurser, der har betydning for den konkrete stilling.

Skal kørekort stå på et kontor-CV?

Kun hvis det er relevant.

Hvis jobbet indebærer kørsel mellem afdelinger, kundebesøg eller praktiske opgaver, kan det være nyttigt.

Ellers behøver det ikke fylde.

Skal billede være med?

Det er valgfrit.

Et professionelt kontor-CV kan sagtens fungere uden billede.

Hvis du bruger et billede, bør det være enkelt og ikke optage unødigt meget plads.

Hvor langt skal CV’et være?

For de fleste kontorassistenter vil 1–2 sider være passende.

En nyuddannet kan ofte klare sig med én side. En erfaren kandidat med flere relevante stillinger og systemkompetencer kan have brug for to.

Det vigtigste er, at CV’et er let at skimme.

Undgå disse formuleringer

Vær forsigtig med:

Jeg er sød og smilende.

Jeg er perfektionist.

Jeg kan holde mange bolde i luften.

Jeg er en blæksprutte.

Jeg er serviceminded og fleksibel.

De er meget almindelige og fortæller sjældent nok.

Skriv hellere konkret:

Håndterer dagligt ordrebehandling, kundeservice og koordinering med lager og salg.

Det viser, at du kan håndtere flere opgaver uden at bruge en kliché.

Eksempel på et kort kontorassistent-CV

Profil

Kontorassistent med seks års erfaring inden for kundeservice, ordrebehandling og fakturering. Daglig bruger af Business Central, Outlook og Excel og vant til at koordinere mellem kunder, salg og lager.

Erhvervserfaring

Kontorassistent – Eksempel A/S
2021–nu

• Kundeservice på telefon og e-mail
• Ordrebehandling
• Fakturering
• Koordinering med lager
• Vedligeholdelse af kundedata
• Rapportering i Excel

Administrativ medarbejder – Anden Virksomhed ApS
2018–2021

• Mødebooking
• Dokumenthåndtering
• Telefonpasning
• Dataregistrering
• Fakturering

Uddannelse

Kontoruddannelsen med speciale i administration
2016–2018

IT

Business Central · Excel · Word · Outlook · Teams

Sprog

Dansk · Engelsk

På relativt lidt plads får arbejdsgiveren et klart billede af profilen.

Tjekliste til dit kontorassistent-CV

Inden du sender det, kan du kontrollere:

• Fremgår din administrative erfaring tydeligt?
• Har du beskrevet konkrete arbejdsopgaver?
• Er relevante systemer nævnt?
• Har du fremhævet kundeservice, økonomi eller HR alt efter stillingen?
• Kan arbejdsgiveren se dit ansvarsniveau?
• Er dine vigtigste IT-kompetencer nemme at finde?
• Har du prioriteret de opgaver, der matcher jobannoncen?
• Er din nyeste erfaring beskrevet mest detaljeret?
• Har du fjernet generelle klichéer?
• Er profilteksten målrettet jobbet?
• Er CV’et let at skimme?

Dit CV skal vise, hvilken kontorprofil du har

Et stærkt CV til en kontorassistent skal ikke bare fortælle, at du har arbejdet på kontor.

Det skal vise hvilke administrative opgaver du kan håndtere, hvilke systemer du kender, og hvilken type rolle du passer til.

Har du primært erfaring med kundeservice og ordrebehandling, skal det være tydeligt. Har du arbejdet med økonomi eller HR, skal de områder fremhæves. Og er du nyuddannet, bør elevtid og praktiske opgaver få den plads, de fortjener.

Gør erfaringen konkret, prioriter de relevante kompetencer, og tilpas CV’et til den stilling, du søger.